7 conseils de pro pour minimiser les erreurs dans les réunions

«Je viens de sortir d’une autre réunion qui aurait pu être résumée par un courriel!» Afin d’éviter que vos participants attrapent une réunionite et s’absentent mystérieusement des prochains congrès, prétextant une urgence opérationnelle importante, suivez nos 7 conseils d’experts pour éviter les erreurs les plus fréquemment commises lors de ces rassemblements oh-combien-importants!

MANQUE DE PRÉCISION DANS L’AGENDA DE RÉUNION

Tellement de rencontres commencent avec «De quoi va-t-on parler déjà?» Il s’agit probablement du pire moyen afin d’entamer une réunion productive! Afin de s’assurer que tous les membres sont au fait du sujet traité durant le colloque, il est utile de préciser l’optique avec laquelle celui-ci sera traité. Au lieu de placer le terme stratégie 2019 à l’ordre du jour, il est important de préciser quelles facettes seront soulevées autour de ce thème. Des mots comme nouvelle, améliorer, redresser, continuer ou valider servent de préambule à ce qui sera traité. N’hésitez pas à donner l’ordre du jour à l’avance pour que les participants préparent le contenu qui sera adressé.

NE PAS IMPLIQUER LES PARTICIPANTS DANS LA PLANIFICATION

Un bon moyen de s’assurer que tous les intervenants se sentent concernés est de les intégrer dans la phase de planification! Si Jeanne aux ventes est connue pour ses habilités créatives, donnez-lui le mandat de préparer quelques points de discussions qui serviront à délier les langues autour d’un sujet précis. Peut-être que Dominic à la comptabilité peut préparer les états financiers en soulignant les points forts/faibles de la dernière année afin de s’assurer qu’ils soient évidents? Ou encore Martin à la R&D peut monter un aperçu des nouveaux produits à venir? L’implication crée un engouement avant même le début de l’évènement. De plus, si l’ordre du jour est communiqué à l’avance, les participants ont la chance de préparer leurs points de façon structurée, sauvant ainsi de précieuses minutes pouvant être consacrées à autre chose!

NE PAS ASSIGNER DE TÂCHES À FAIRE APRÈS LA RÉUNION

De nombreux vœux pieux sont énoncés dans une réunion qui commencent souvent avec une variante de «nous allons nous pencher là-dessus de retour au bureau»! Bien souvent, aucun suivi n’est fait par la suite. Si un point est assez important qu’il suscite un débat, il devrait être assez important pour entraîner un suivi. Bon nombre de frustrations en lien avec les réunions proviennent du fait que les participants ont l’impression que rien n’est accompli, puisqu’il n’y a aucun suivi…! Réglez le problème en assignant des tâches d’exécution et de suivi aux personnes impliquées. Cette responsabilité assure que le sujet reste d’actualité et que des solutions concrètes sont implantées. Il n’est pas bête non plus de commencer une réunion en effectuant un retour sur la dernière 

MAUVAISE UTILISATION DU TEMPS

La principale frustration en matière de rencontres concerne le temps. Trop de choses à faire, pas assez de temps! Les réunions sont parfois perçues comme une perte de temps puisqu’elles sont inutilement longues, mal planifiées ou encore trop/pas assez fréquentes! Nous avons tous déjà assisté à une réunion qui aurait dû avoir lieu il y a plusieurs semaines. Résultat : les sujets se sont accumulés et on devient incapable de conserver notre concentration sur le point central de la rencontre. EN PLUS, cette réunion devient rapidement interminable et frustrante! Bien que le temps nous manque beaucoup trop souvent, il est parfois plus productif de prendre un moment pour se rencontrer rapidement, plutôt que de laisser les choses s’accumuler indûment!

NE PAS ASSIGNER DE RÔLES AUX PARTICIPANTS

Je sens déjà quelques-uns d’entre vous sourire à la lecture de ce point! Il est temps de ressortir vos vieux livres de CEGEP et de lister les rôles des participants dans une réunion. Un animateur, gardien du temps, preneur de notes, (et j’en passe…!) permettent de structurer le travail de façon à conserver le cap sur la mission première : la productivité. Ainsi, on s’assure de limiter les débordements, de prendre en note les points importants et que tous aient un droit de parole. Le degré de formalité à donner à ces rôles vous appartient. L’important est principalement de garder en tête que les rôles que vous choisissez témoignent des valeurs des membres de l’équipe.

TROP DE PARTICIPANTS

Encore aujourd’hui, nous avons tendance à inclure tout un chacun dans une rencontre. Par contre, une raison fondamentale qui donne une mauvaise réputation aux réunions est le fait que pas tout le monde qui y participe n’est concerné par le sujet. Bien que l’on puisse penser que Marie-Eve en production soit intéressée par une présentation de l’évolution historique des statistiques de ventes par segment de produit, la réalité est que sa présence n’est peut-être pas nécessaire. En plus de surcharger l’ensemble de l’équipe de participants, nous sommes également en train de surcharger Marie-Eve de travail! Pensez lean en matière de sélection de participants, quitte à faire venir certains collègues pour des portions précises du congrès. En plus de dynamiser votre réunion avec le départ/arrivé de nouveaux participants, cela contribuera au respect de l’horaire mis en place : personne ne veut faire attendre un collègue dans le corridor parce que l’on est incapable de respecter notre horaire 

ABONDANCE DE TECHNOLOGIE

En 2018, technologie et réunion sont des termes qui vont main dans la main. Par contre, avez-vous déjà songé que trop de technologie peut tuer une réunion? Les cellulaires, ordinateurs portables, tablettes, etc., sont bien pratiques, MAIS, ils sont également une source incroyable de distraction pour les participants! Selon une étude d’Atlassian en 2012, 73% des participants à une réunion travaillent sur autre chose. En limitant le nombre d’ordinateurs portables ou de tablettes à votre réunion, vous augmentez directement la productivité de votre réunion 
N’hésitez pas à contacter notre équipe des ventes afin de discuter de comment notre implication peut contribuer au succès de votre réunion!