Les avantages d’une réunion à l’extérieur du bureau

Après une saison estivale ensoleillée, l’automne est à nos portes. Cette saison est synonyme de rentrée scolaire, d’Halloween mais également de réunions annuelles! Bien que la tendance soit actuellement tournée vers les réunions à l’interne ou des conférences vidéo, nos experts vous présentent cinq bonnes raisons pour une rencontre en face à face, à l’extérieur du bureau.

CAPTER L’ATTENTION ET PRÉVENIR LE MULTITASKING

Vous avez surement déjà entendu le viel adage : trop d’information tue l’information. Dans l’univers 2.0 dans lequel nous évoluons, nous sommes constamment bombardés d’informations de part et d’autre. Saviez-vous que l’humain a une durée d’attention de 8 secondes? Même un poisson rouge se situe une seconde au-dessus de nous! Par conséquent, que ce soit avec un client, un collègue ou un fournisseur, nous devons trouver le moyen de capter l’attention et de piquer la curiosité rapidement, ce qui est beaucoup plus facile à faire en personne. En effet, une réunion virtuelle offre des sources innombrables de distraction : le chien, les vidéos de chats envoyés par Aline sur Youtube, le lavage des jeunes pour le soccer du lendemain – tout devient plus intéressant et pressant que la réunion en cours! Le fameux multitasking devient donc une source de contre-productivité nocive pour l’ensemble de l’équipe en entraînant un désengagement et une participation limitée. Il est déjà assez difficile de trouver le temps optimal pour organiser une rencontre – aussi bien s’assurer que celui-ci soit productif!

L’ÉQUIPEMENT

Les réunions virtuelles sont reconnues pour sauver temps et argent à l’ensemble des membres de l’équipe. Par contre, il faut s’assurer que l’ensemble des participants ont le matériel nécessaire afin de participer adéquatement à la réunion! Ont-ils le bon disque dur? Est-ce que la caméra de Marc est compatible avec le logiciel de réunion? Les participants pourront-ils se connecter par eux-mêmes? La connexion Internet sera-t-elle stable? De plus, la fréquence de ces réunions vaut-elle la peine d’investir dans les installations nécessaires? En effet, si l’on est pour investir une somme importante dans les infrastructures ou du temps en formation, on est mieux de s’assurer qu’ils sont utilisés à leur plein potentiel!

LES VALEURS INDIVIDUELLES

Les réunions virtuelles ne correspondent pas à tous les systèmes de valeurs. En effet, plusieurs facteurs peuvent rendre les gens inconfortables dans ce type d’évènement. Par exemple, culturellement, ce type d’arrangement peut créer un malaise pour certains participants. Dans le même ordre d’idée, certaines personnes ne sont pas à l’aise avec les nouvelles technologies, se sentant ainsi victime de discrimination selon leur âge, leur situation sociale ou encore leur éducation. Par ailleurs, bien souvent les réunions virtuelles ne permettent pas de lire le langage non-verbal des participants. Ainsi, il devient plus difficile d’interpréter l’intervention d’un collègue, d’y donner une réponse adéquate, de lire le sarcasme ou l’ironie. Également, les différences en terme de fuseaux horaires peut complexifier les horaires de tout un chacun.

FAIRE PASSER SES COLLÈGUES D’INCONNUS À AMIS

Malgré tous les avantages de la technologie qui permettent de se rencontrer à même le bureau, il est effectivement plus difficile de tisser des liens lorsque l’on est dans un contexte purement professionnel. En effet, beaucoup de gens peinent à s’ouvrir à leurs collègues à même les bureaux de l’organisation. Une rencontre à l’extérieur du bureau, dans un lieu plus neutre où les rapports de pouvoir sont moins formels, permet de développer la relation entre collègues. Les sujets normalement tabous peuvent être adressés et on apprend réellement à connaître les personnes que nous côtoyons au quotidien!

RÉCOMPENSER SON ÉQUIPE

Dans un monde où tout bouge à la vitesse Grand V, il est primordial de prendre le temps de valoriser les bons coups et récompenser son équipe. Une réunion à l’extérieur du bureau permet souvent de combiner travail et plaisir en comportant un volet de récompense. Une activité surprise, faire tirer un prix ou encore un bon souper bien arrosé permet de recharger les batteries pour l’équipe et de solidifier l’engagement non seulement dans les objectifs devant soi mais également dans la vision de l’organisation.

Bien que rester au bureau permet bien souvent de répondre aux besoins immédiats, sortir vers l’extérieur offre également la possibilité de mousser la créativité de l’équipe!